Les nouvelles conventions de partenariat et accords annuels

[Yolaine]

Nous vous proposons un forum spécial sur les nouveaux formats de convention. Vous pourrez poser vos questions « en direct » à Sophie, Anne et moi pendant l’après-midi du 27 mars et connaitre ainsi les principaux points d’attention.

Vous trouverez les modèles types des nouvelles conventions de partenariats et accords annuels sur l’intranet en suivant ces liens :

Modèle convention de partenariat triennale type

Modèle d’accord annuel type

• Ce sujet a été modifié le il y a 8 années et 2 mois par Yolaine.

[Agathe Henry]

Bonjour,

Dans le tableau des indicateurs de changement peut-on en ajouter d’autres en fonction de notre partenariat ou doivent ils correspondre aux indicateurs de la convention programme AFD?

[Fabien Berthome]

Merci Agathe j’allais justement poser la même question!!

[Yolaine]

Agathe, Fabien,

Il est bien entendu possible d’ajuster et/ou de compléter le tableau. Toutefois, dans la convention triennale, il est conseillé de rester sur des indicateurs d’effets / marqueurs de changement. Par contre dans les accords annuels, il y a un chapitre sur les résultats attendus où il est possible de compléter par d’autres indicateurs (y compris d’activités ou de résultats). Mieux vaut une discussion approfondie avec nos partenaires sur 2 ou 3 indicateurs de changements à 3 ans sans « noyer » la discussion stratégique sous trop d’indicateurs. Par contre les engagements annuels peuvent être assortis d’indicateurs plus précis.

• Cette réponse a été modifiée le il y a 8 années et 1 mois par Yolaine.
• Cette réponse a été modifiée le il y a 8 années et 1 mois par Yolaine.

[Yolaine]

Emilie (qui est en train de récupérer ses identifiants!), se demande si dans les accords annuels, l’article 1 et l’article 2 ne sont pas redondants (répétitions).

Il nous semblait à l’écriture que le plan stratégique de l’OP pouvait être beaucoup plus large que les sujets/thèmes du partenariat d’où la proposition d’avoir les deux articles pour bien distinguer ce qui relève des stratégies de chacun, de ce qui relève de ce que l’on souhaite travailler ensemble dans le cadre d’un partenariat. De plus, dans l’article 2, il s’agissait de décrire les activités menées dans le cadre du partenariat (les plans stratégiques ne descendent pas toujours à ce niveau).

Si le partenariat consiste à accompagner globalement le plan stratégique de l’OP, peut-être que ces deux articles peuvent être redondants…A vous d’apprécier !

Voilà Emilie j’espère avoir bien posé et répondu à ta remarque.

• Cette réponse a été modifiée le il y a 8 années et 1 mois par Yolaine.

[Flore Ferraro]

Bonjour,
2 petites questions sur la convention :
– il est question d’un questionnaire de satisfaction des missions. On a un modèle disponible ?
– l’audit annuel des OP : c’est à partir de quel montant du chiffre d’affaire de l’OP qu’on leur demande de faire un audit obligatoirement ?
merci
Flore

[Flore Ferraro]

ha, je viens de trouver la réponse à ma question audit dans l’accord annuel…

[Yolaine]

Flore,

Les audits sont obligatoires à partir de 25.000€ de Chiffre d’Affaire annuel et ce pour l’année « 0 », soit en 2017 (critères du comité projet).

Pour les questionnaires d’évaluation des missions d’expertises, nous vous proposons un modèle type avec Yvan – basé sur l’expérimentation entre la FUPRO et Afdi NA et testé par Anne auprès de la CTOP en décembre. L’idée est que la démarche puisse se systématiser, les questions pouvant être ajustées au contexte et/ou à la thématique.

[Yolaine]

Bonjour à tous, comment procédez-vous généralement pour compléter les conventions avec les partenaires ? Comment organisez-vous les temps de travail/construction en commun : rencontre à l’occasion de missions, discussions entre la Cellule et les partenaires, discussions par téléphone ou Skype ? échanges par mail ? Qui est alors concerné par la discussion ? cela se passe plutôt entre techniciens ? ou entre élus ? ou les 2 ?

Quels seraient les points de vigilance à garder en tête d’après vos expériences ?

Merci pour vos retours

[Flore Ferraro]

Bonjour,
En ce qui concerne Afdi HdF, le contenu des nouvelles conventions ont été discutées lors des missions de fin d’année, généralement avec le Bureau de l’OP et les salariés (coordo, directeur, …). Pour le Tchad, le Togo et Madagascar, un représentant de la Cellule Afdi était présent. Ensuite, on propose une première version à l’OP sur la base de la convention type Afdi, on finalise le document en fonction de leurs compléments et remarques (échanges mails, par tél ou skype si nécessaire) puis c’est mis en signature. idem pour la construction de l’accord annuel. Les discussions lors de la mission sont d’importance pour bien poser les choses !

[Anne-Laure]

Bonjour,

Avec l’Anoper, nous avons obtenu en 2016 un financement de la région pour un projet qui court jusque fin 2018. Nous avons donc signé en 2017 une convention pour 2 ans 2017-2018. Cette convention reprend les mêmes rubriques que le modèle proposé et les mêmes activités. Par contre, il n’y a pas les marqueurs de changement.
Que doit-on faire : refaire une convention à partir de 2018, attendre la fin de l’année pour signer une convention 2019-2020, faire un avenant à la convention en cours pour intégrer les marqueurs de changements ou les indiquer dans l’accord annuel ?
Merci.

Amélie

[Yolaine]

Bonjour Amélie,

Il semble important d’avoir un échange avec les partenaires sur les marqueurs de changements, à minima pour s’assurer que ceux-ci sont cohérents avec les objectifs de l’OP et qu’elle sera en mesure de les renseigner chaque année. Cela peut dans votre cas être une annexe de l’accord annuel 2018 et vous prendrez le temps début 2019 d’en discuter de manière plus approfondie pour une prochaine convention pluri-annuelle.

[Anne-Laure]

Bonjour,

Je suis en train de travailler sur les marqueurs de changement pour le partenariat avec l’Anoper et j’avoue être un peu déroutée sur la façon dont il faut les remplir (je sais, je ne suis pas très en avance !)

Mes questions :
Lorsqu’il s’agit de marqueurs quantitatifs (exemple : nombre de documents de positionnement, nombre d’OPA rencontrées…) s’agit-il de se donner un nombre cible pour l’année 3 (2020) ou bien un objectif total à atteindre sur les 3 ans ?
Par ailleurs concernant les autres marqueurs qui relèvent plus du qualitatif (sujets, types de position/ d’espace / de contribution), lorsqu’on est dans la continuité de quelque-chose que l’on a déjà commencé à faire, on se retrouve facilement à renseigner la même chose pour la colonne 2017 et la colonne cible à 3 ans, du coup est-ce que cela a un intérêt de remplir les 2 ?

Enfin dans la partie « Contribution de l’OP au positionnement d’OPA françaises », que considère-t-on comme une rencontre d’OPA (car il y a des rencontre qui sont très courtes et ne donnent pas lieu à des discussions stratégiques…) ? De même, qu’attend-on comme document de positionnement des OPA ?

Désolée si mes questions sont un peu basiques mais tout ça n’est pas très clair pour moi.
Merci d’avance pour vos retours.

Amélie

[Anonyme]

Bonjour Yolaine,
Les 2 documents (cf. 1er message) sont-ils toujours mis à disposition car de mon côté le lien ne marche pas pour les récupérer. merci d’avance
Lenaïg

[Yolaine]

Bonjour,

Les documents sont disponibles dans la bibliothèque dans le dossier : « Pôle qualité / Suivi évaluation / modèles de conventions et accords annuels ». Anne et moi-même allons réagir ce jour aux dernières préoccupations en suspends, n’hésitez pas à poser vos questions…
Yolaine

[Auteur]

Messages